Utrecht is in 2018 gegroeid naar een stad met meer dan 350.000 inwoners. Deze groei en de opgaven die daaruit voortkomen vragen om een gedeelde strategie, een scherpe analyse en een integrale aanpak. In aanloop naar, en na, de verkiezingen is daarom gezamenlijk gewerkt aan het overdrachtsdossier, de Utrecht Agenda en het formuleren en organiseren van de activiteiten en projecten volgend uit het coalitieakkoord. Dit heeft geleid tot een meer gedeelde strategie en aanscherping van onze opgaven.

Binnen de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering kijken we naar de mogelijkheden van minder regels, meer verantwoordelijkheid bij medewerkers, simpelere procedures en een meer klantgerichte benadering. In 2018 hebben we onder andere organisch ontwikkelen in plaats van reorganiseren verder uitgewerkt. In goed overleg met de vakbonden en de medezeggenschap hebben we hier nu een werkwijze voor die het mogelijk maakt ons makkelijker rond de opgaven te organiseren. De afspraken bij deze werkwijze zijn op 28 november door de vakbonden FNV en CNV en het college tijdens het commissieoverleg ondertekend.

Om de bedrijfsvoering verder te versterken, hebben we een analyse uitgevoerd naar de mate waarin de bedrijfsvoering op concern niveau bijdraagt aan opgavegericht werken. Deze analyse is afgerond en heeft tot besluiten geleid. Daaruit zijn voor komend jaar een aantal deelopdrachten geformuleerd. Voorbeelden hiervan zijn de versterking van de rol van concernmanagement en een stapsgewijze herinrichting van de P&C-cyclus aansluitend bij de opgaven.

In 2018 is geïnvesteerd in de vitaliteit, het vakmanschap en het verandervermogen van de ambtenaren van de gemeente Utrecht. Dit is onder andere gedaan door het verder professionaliseren van de huidige opleidingen zoals het introductieprogramma voor nieuwe collega’s met daarin meer aandacht voor integriteit en de rol van de overheid, de opleiding Urban Professional en de opleidingen voor trainees. Ook is een nieuw Management Development programma gestart om op het niveau van het middenmanagement te werken aan ontwikkeling én aan samenwerking tussen organisatie onderdelen. Onderwerp van gesprek in een van deze ontmoetingsbijeenkomsten was bijvoorbeeld duurzame inzetbaarheid van medewerkers.
Op het niveau van medewerkers is ingezet op trainingen in het kader van het vergroten van hun digivaardigheden en het gebruik van methodieken zoals scrum, lean en middelen als Digiplaza. Voor een beter overzicht is dit jaar een plek op intranet (‘het loket’) ingericht waar het vraag en aanbod van alle trainingen bij elkaar te zien is.

De gemeente is een inclusieve organisatie, waarin iedereen een volwaardige plek heeft. In dit kader zijn verschillende activiteiten georganiseerd om de bewustwording over (voor)oordelen met betrekking tot
(bi-)culturele achtergronden te vergroten. Verder is met het aannemen van een Coördinator Integriteit ingezet op het stimuleren van de deskundigheidsbevordering van vertrouwenspersonen voor integriteit.

De gemeente wil ook graag nog beter aansluiten bij wat er speelt in de stad en in de verschillende groepen in de samenleving. Een belangrijke stap hierin is om onze eigen organisatie wat meer een afspiegeling te laten zijn van de stad. Middels verschillende acties hebben we ons ingezet om onze organisatie diverser te maken.

Zo hebben we bij de werving en selectie een aantal maatregelen genomen, gericht op de instroom van divers talent. We voerden bij het ontstaan van vacatures gesprekken met vacaturehouders over de gewenste aanvulling qua diversiteit in hun team. HRM-adviseurs zijn met managers in gesprek gegaan over de strategische personeelsplanning, waarin de diverse samenstelling van het huidige en in de toekomst benodigde personeelsbestand ook onderwerp van gesprek was. Ook hebben we de diversiteit in onze organisatie beter laten terugkomen in onze beeldbank en op de website, door hier in ons foto- en videomateriaal extra aandacht aan te besteden.

Rondom werving zetten we in op specifieke bi-culturele wervingskanalen en hebben we met partijen uit de stad een groep talenten met een bi-culturele achtergrond op het stadskantoor uitgenodigd om te kijken of we deze mensen op vacatures konden matchen. Tevens heeft deze groep meegedacht over hoe we onze ‘werkenbijutrecht’ site nog verder konden versterken. En wanneer er kandidaten op gesprek komen, zorgen we waar mogelijk voor diversiteit in de samenstelling van de selectiecommissie.

Verder hebben we de (verlengde) proef met anoniem solliciteren geëvalueerd. Deze proef was er op gericht om het aandeel medewerkers met een bi-culturele achtergrond in hogere functies (schaal 10 t/m 14) te vergroten. De uitkomst was dat de proef tot meer aandacht voor het onderwerp diversiteit heeft geleid en tot een grotere bewustwording. Echter, als instrument om het aandeel medewerkers met een bi-culturele achtergrond in hogere functies te vergroten lijkt anoniem solliciteren weinig effectief. Daarnaast gaf een deel van de sollicitanten aan moeite te hebben met de proef, omdat ze zich binnen de beperkingen van anoniem solliciteren minder goed kunnen profileren. We zullen daarom niet verder gaan met anoniem solliciteren, maar kiezen ervoor om op andere manieren te werken aan meer diversiteit in de organisatie.

Utrecht heeft ook ingezet op het aannemen van meer mensen met een arbeidsbeperking. Volgens afspraak in het sociaal akkoord heeft Utrecht de verplichting om op 1 januari 2024 161 banen gerealiseerd te hebben voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit aantal is gebaseerd op het aantal fte op 1 januari 2018. In december 2018 waren voor 243 medewerkers banen gerealiseerd, waarmee de wettelijke verplichting voor de doelgroep binnen de Banenafspraak is gehaald.

Tot slot zijn we ons ervan bewust dat vraag en aanbod in werk binnen de gemeente verandert, onder andere door vergrijzing en toenemende digitalisering en robotisering. Om hier zo goed mogelijk mee om te gaan, hebben leidinggevenden individuele gesprekken gevoerd met medewerkers van wie de functie mogelijk komt te vervallen. In deze gesprekken ging het over welk werk deze medewerkers in de toekomst willen en kunnen doen en wat zij daarvoor te leren hebben. Ook hebben we medewerkers specifieke trainingen geboden om extra kennis en ervaring op te doen, om mee te komen met technologische vooruitgang.

Het vermogen om te innoveren heeft zich in 2018 verder ontwikkeld. De ervaringen uit de verschillende experimenten hebben geleid tot een meer gestructureerde aanpak van innovatie. Via interne trainingen is deze kennis breder in de organisatie beschikbaar gekomen om innovatie in onze opgaven te kunnen realiseren.
De relatie met het onderwijsveld is verstevigd. Via de onderwijsmakelaar zijn circa 80 studenten uit verschillende ICT studierichtingen ingezet op 20 projecten. Deze samenwerking heeft op een aantal plaatsen geleid tot een meerjarige strategische samenwerking waarbij de inzet van studenten in innovatietrajecten verder ontwikkeld zal worden en waarbij vanuit de gemeente via gastcolleges ook bijgedragen kan worden aan de studierichting.
De landelijke samenwerking met Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Eindhoven heeft vorm gekregen in een smart city strategie. Op de onderwerpen mobiliteit, cybersecurity, duurzaamheid, circulair en gezonde verstedelijking zijn netwerken ontwikkeld om kennis uit te wisselen om sneller tot opschaling van oplossingen te kunnen komen.

De eerste stappen zijn gezet met de strategische data opgave om data sneller, duidelijk en vindbaar beschikbaar te stellen voor de gemeente, inwoners en partners in de stad. Data en Innovatie koppelen we hier aan de complexe maatschappelijke opgaven waarmee Utrecht de komende jaren te maken krijgt. De middelen zijn echter beperkter dan de voorgaande jaren. De ambitie om een datavaardige gemeente te worden blijft, maar het tempo waarmee we innoveren zal een stukje lager komen te liggen omdat we in eerste instantie maar op zes opgaven gaan prioriteren.  
Om inwoners aan het loket slechts één keer om hun informatie te vragen is het gebruik van landelijke basisregistraties versterkt door werkprocessen geautomatiseerd gebruik te laten maken van de basisregistraties.
De gemeente Utrecht draagt actief bij aan het 'samen doen wat samen kan' beleid van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Dit doen we door te participeren in de trajecten 'Samen Organiseren' en 'Common Ground'. De gemeente heeft als uitgangspunt 'Common Ground tenzij…' om te bevorderen dat we de resultaten van de landelijke samenwerking, waar we als Utrecht ook financieel aan bijdragen, maximaal inzetten. Daarnaast nemen we deel aan de verdere ontwikkeling van de digitale identiteit samen met onder andere het Ministerie van Binnenlandse Zaken en de Vereniging Nederlandse Gemeenten.

In 2018 zijn een aantal gerichte verbeteringen en optimalisaties gerealiseerd rondom digitaal werken. Voorbeelden zijn verbeterde en nog meer digitale afhandeling van poststromen en burgeraanvragen en correspondentie bij een aantal verschillende organisatieonderdelen. In dit raadswisseljaar is ook aandacht geweest voor het versterken van digivaardigheid en de samenwerkomgeving voor raadsleden. De digitale handtekening is in enkele applicaties van organisatieonderdelen ingebouwd. Ook het zaaksysteem, de applicatie waarin verzoeken van en contactmomenten met burgers en bedrijven worden geregistreerd, is in 2018 verder doorontwikkeld met aanvullende functionaliteit en vooral betere integratiemogelijkheden in het gemeentebrede IT-landschap.
Daarnaast is 2018 ook aangegrepen om te evalueren waar de gemeente momenteel staat met betrekking tot haar ambities op het gebied van digitaal werken, onder andere het verbeteren van dienstverlening, efficiënter werken en op de juiste manier archiveren. We hebben geconstateerd dat de afgelopen jaren veel verbeterslagen gerealiseerd zijn, maar ook dat de gestelde ambities nog niet voldoende behaald zijn. Het invoeren van zaakgericht werken en (digitaal) informatiebeheer kan zeker ondersteunend zijn aan de deze doelstellingen, maar de huidige manier van interne samenwerking en de inrichting van technische voorzieningen bemoeilijken momenteel deze realisatie. Belangrijk risico is dat- zonder aanvullende maatregelen- de archivering en terugvindbaarheid van digitale informatie op termijn onvoldoende te garanderen is.
Daarom is in 2018 een strategisch herijkingstraject uitgevoerd. Dit heeft geresulteerd in een unaniem gedragen aanpak voor het vervolg in 2019 en verder. De aanpak is hiermee bewust verschoven van wat voorheen vooral een IT-programma was naar nu een organisatieontwikkelprogramma. In lijn met de 'Utrecht Centraal'-visie is hierbij de focus verlegd van optimaliseren van processen binnen organisatieonderdelen naar klantgerichte ketenprocessen over de organisatieonderdelen heen.

Op 25 mei 2018 is het project afgerond waarmee de gewijzigde Europese privacywetgeving is geïmplementeerd, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ook bekend als General Data Protection Regulation (GDPR). Dit heeft geleid tot duidelijke informatie op de website hoe de gemeente omgaat met privacy, een openbaar te raadplegen register van verwerkingen dat eenvoudig doorzoekbaar is en zowel nationaal als internationaal de nodige belangstelling en bewondering. Daarnaast is de Privacy-verordening Gemeente Utrecht in 2018 aangepast aan de AVG door middel van een technische wijziging.

Utrecht geeft burgers op twee manieren inzicht in haar gegevens. Ten eerste door in een openbaar register op utrecht.nl/privacy privacygevoelige verwerkingen te publiceren die de gemeente uitvoert, krijgt een burger inzicht in de categorieën verwerkte gegevens en de wettelijke grondslagen die daarvoor gelden. Ten tweede kan een burger met een inzageverzoek via de website opvragen welke gegevens de gemeente over deze persoon verwerkt.

De organisatie van gegevensbescherming is versterkt en verder geprofessionaliseerd. In 2018 hebben alle aanspreekpunten Privacybescherming en Informatiebeveiliging (Decentrale Informatiebeveiligers, DISO) vakinhoudelijke en adviesvaardighedentrainingen gevolgd. Daarmee zijn de resultaten binnen de organisatieonderdelen eenduidiger en is rapportage efficiënter geworden. Er is een aanzet gedaan om de rol van privacy officer vorm te geven. Deze functie is al bij meerdere gemeenten ontstaan en is naast de Functionaris Gegevensbescherming (FG) onontbeerlijk. Waar de FG een toezichthoudende en adviserende rol heeft, regisseert en faciliteert de privacy officer gegevensbescherming binnen het thema privacy.
De, in samenwerking met de Universiteit van Utrecht (Utrecht Data School), ontwikkelde ethisch assessment (DEDA) wordt ingezet bij risicovolle verwerkingen.

Zoals toegezegd aan de raad (raadsbrief 22 december 2017, kenmerk 5023717) rapporteren wij op hoofdlijnen over (vermeende) integriteitkwesties in de ambtelijke organisaties. In 2018 waren er 3 concrete signalen van (vermeende) integriteitschendingen. Dit betroffen kwesties bij respectievelijk Stadsbedrijven (aannemen geschenken/giften) Werk & Inkomen (fraude) en VTH (nevenwerkzaamheden). In alle 3 gevallen is vastgesteld dat er daadwerkelijk sprake was van een integriteitschending, waarbij een maatregel is getroffen richting de betrokken medewerker.

Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering bij de overheid is een voorwaarde om alle andere taken (blijvend) goed te kunnen uitoefenen.

Verantwoording archiefwet 1995
Jaarverslag 2018 Gemeentearchivaris
De gemeentearchivaris constateert dat een heroriëntatie heeft plaatsgevonden op de aanpak voor het continu verbeteren van informatiebeheer en zaakgericht werken. Met daarbij een goede balans tussen het top-down investeren in middelen en kaders enerzijds en anderzijds de sturing op structurele en continue verbetering hierop vanuit het primaire proces. Ook zijn eerste stappen gezet voor het op termijn duurzaam bewaren van digitale informatie in de digitale archiefbewaarplaats (e-depot). Blijvend te bewaren digitale informatie dient over een aantal jaar, binnen de gestelde wettelijke termijnen, namelijk daarnaar overgebracht te worden, waaronder ook de ‘hotspots’. Dit zijn opvallende gebeurtenissen waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken. Als een van de eerste gemeenten in Nederland heeft Gemeente Utrecht in 2018 deze relevante gebeurtenissen over de jaren 2013-2017 in samenwerking met HUA bepaald en vastgesteld.

Interne monitoring door het KKCD
De interne monitoring laat zien dat bij vrijwel alle organisatieonderdelen verbetering nodig is ten aanzien van met name het tijdig vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt en ten aanzien van het voldoen aan de vastgestelde metadata-standaard. Dit laatste is nodig om de terugvindbaarheid van informatie beter te gaan waarborgen.

Conclusie en vooruitblik
In 2018 zijn belangrijke aanvullende stappen gezet richting duurzaam en effectief informatiebeheer. De Gemeente Utrecht heeft dit jaar een aanzienlijke inhaalslag gemaakt op de openstaande aanbevelingen uit voorgaande jaarverslagen van de gemeentearchivaris. De nog openstaande aanbevelingen hebben vooral betrekking op versterken informatiebeheer binnen het primair proces, anticiperen op veranderende wetgeving en integraler sturen op de verschillende informatiebeleidsvelden. Daarom wordt in 2019 verder gewerkt aan het versterken van het digitale informatiebeheer en digitaal archiveren, primair via het elders in deze paragraaf bedrijfsvoering genoemde traject Herijking Zaakgericht Werken. Ook de sturing en monitoring op informatiebeheer vanuit vooral de lijn, maar ook vanuit concernsturing krijgt aanvullende aandacht. Tevens wordt gewerkt aan de versterking van onderlinge samenhang van de informatiebeleidsvelden beheren, beschermen, beveiligen en beschikbaar stellen van informatie. Zodat we continu onze informatiehuishouding blijven verbeteren en in staat zijn om goed in te spelen op de invoering van de Omgevingswet, de aangekondigde aanpassing van de Archiefwet 1995, en de aankomende Wet Open Overheid (WOO).

Een van de doelstellingen van open data was om eind 2018 600 open datasets op het Utrechtse Dataplatform te hebben gepubliceerd. Dit aantal is gerealiseerd en de verwachting is dat eind 2019 het aantal is vergroot naar 700 open datasets. Daarbij is steeds meer sprake van vraaggerichte open data, waarbij open data als middel wordt ingezet bij opgavegericht werken. De Utrechtse informatiecommissaris speelt hierbij een faciliterende rol om opgavetrekkers op de juiste manier inzicht te geven in de meerwaarde van (open) data bij de opgave.
Gemeente Utrecht is uitgeroepen tot nummer één open data stad van Nederland door het kennisplatform Civity. De redenen hiervoor zijn (volgens Civity) dat Utrecht een relatief groot aantal open datasets heeft ontsloten, vraaggericht te werk gaat door open data als middel in te zetten voor vraagstukken en actief samenwerkt met partners in de stad rondom open data. De informatiecommissaris verzorgt eind januari 2019 een webinar om de Utrechtse werkwijze rondom open data verder toe te lichten.
Gemeente Utrecht is actief bezig met ‘open initiatieven’ die in lijn zijn met uitgangspunten van de Wet Open Overheid. Voorbeelden van deze initiatieven zijn het verrijken van raadsinformatie en verbeteren van Wet openbaarheid van bestuur (Wob) informatie. Bij deze trajecten zijn proactief de wensen en behoeften van gebruikers opgehaald. Op beide onderwerpen zijn concrete stappen gezet die in 2019 gecontinueerd zullen worden. Bij raadsinformatie zijn een aantal pilots uitgevoerd om locatie en thema als metadata toe te voegen. Voor de Wob informatie zijn zowel de doorzoekbaarheid als de functionaliteit van het dashboard verbeterd.
Het automatisch publiceren van open datasets, vanuit de bron naar het Utrechtse Dataplatform, is in 2018 opgeschaald. Meer organisatieonderdelen zijn actief aan de slag met automatisch publiceren en daarnaast is het aantal automatische datastromen binnen de organisatie gegroeid. De pilot voor geautomatiseerd anonimiseren is afgerond bij Veiligheid Toezicht en Handhaving (VTH) en een aantal organisatieonderdelen willen in 2019 hier actief mee aan de slag gaan, mede op basis van de resultaten uit de pilot.

In de begroting van 2018 is een nieuw percentage van de omslagrente opgenomen (het interne percentage rente dat over de boekwaarde van de activa wordt berekend). Dit was 4% en is 2% geworden. Dit is budgettair neutraal in de begroting verwerkt.
Bij de gemeente Utrecht wordt in principe een factuur zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen, betaald. Per 1 oktober 2018 betaalt de gemeente Utrecht facturen gemiddeld twaalf dagen na ontvangst.

In vrijwel alle aanbestedingen waarbij tactisch inkoopadviseurs zijn betrokken, is minimaal 5% social return van de gecontracteerde waarde afgesproken.
In 2018 zijn er op landelijk niveau 874 nieuwe plaatsingen social return verantwoord door opdrachtnemers, 345 kandidaten wonen in gemeente Utrecht en hiervan vallen 98 kandidaten onder de Participatiewet. Een kandidaat telt in Utrecht mee voor de duur van een inkoopcontract, dit is maximaal vier jaar. Utrecht wil namelijk plaatsingen social return een duurzaam karakter geven.
Naast de invulling van banen, leerwerkplekken en stages zijn er ook realisaties geweest binnen andere invullingsmogelijkheden voor social return, waardoor er aan maatschappelijke waarde over 2018 van 2,3 miljoen euro gerealiseerd is.
Nieuwe aanvullende indicatoren om beter te sturen op het resultaat van maatschappelijke verantwoord inkopen (MVI) zijn in 2018 ook ontwikkeld. IRM-ers rapporteren over 2018 ook over hun bijdrage aan de maatschappelijke doelstellingen. Daarnaast zijn acties opgestart om in de toekomst te monitoren van wat daadwerkelijk aan duurzaamheidsafspraken in contracten is vastgelegd en wat daarvan het resultaat is. Een eerste monitoring zal naar verwachting op schoon vervoer plaatsvinden in 2019.

Over 2018 heeft Juridische Zaken en Inkoop (JZI) 56 aanbestedingen begeleid die vrijwel allemaal een waarde hadden van meer dan 0,2 miljoen euro. Het totale aanbestedingsvolume van deze 56 aanbestedingen bedroeg 154,8 miljoen euro.
Bij het merendeel van deze aanbestedingen is maatschappelijk verantwoord ingekocht.
34% van dit door JZI aanbesteed volume is op ambitieniveau 1 (basis: wettelijke/landelijke minimumeisen opgenomen) maatschappelijk verantwoord ingekocht. Dit zijn aanbestedingen in het sociaal domein of dienstverleningen. Daarbij zijn de standaard PIANOo criteria (minimum eisen aangaande MVI, opgesteld door het Professioneel en Innovatief Aanbesteden Netwerk voor Overheidsopdrachtgevers die minimaal gesteld worden aan Opdrachtgevers) overgenomen indien van toepassing en/of onze standaard eisen, zoals de milieuzone. Dit jaar telt ook de aanbesteding van de domtoren hierin mee voor 25 miljoen euro.

Zeven aanbestedingen met ambitieniveau 3 (vooruitstrevend: oplossing voegt ook waarde toe aan omgeving; het hoogst haalbare) zijn circulair aanbesteed, met een totaal aanbestedingsvolume van 27,5 miljoen euro. Dit betreft onder andere kantoorartikelen en -meubilair.
Daarnaast is de concessieverlening van de buitenreclame en bushaltevoorzieningen met een waarde van 30 miljoen euro over vijftien jaar ook circulair aanbesteed. Technisch gezien is dit echter een opbrengst en geen inkoop. Omdat hier wel veel resultaat is geboekt op duurzaamheid (zonnepanelen, elektrisch vervoer en circulair ontwerp), benoemen we deze aanbesteding apart als circulair.

Er zijn mooie resultaten geboekt op het gebied van schoon vervoer. Bij zeven aanbestedingen met een aanbestedingsvolume van 51 miljoen euro, (eveneens inclusief 30 miljoen euro geraamde opbrengst van de aanbesteding bushokjes), is volledig emissievrij vervoer aangeboden. Zo gaan de beveiligingsdiensten, de beheerder van klimaat- en technische installaties en de beheerders/schoonmakers van de bushokjes volledig elektrisch rijden tijdens de uitvoering van de opdracht.

Stadsingenieurs heeft 19 aanbestedingen begeleid voor éénmalige projectinkopen met een waarde groter dan 0,2 miljoen euro. Deze opdrachten zijn allemaal in 2018 gegund. Het totale aanbestedingsvolume van deze negentien aanbestedingen bedraagt 10,8 miljoen euro. Daarnaast heeft Stadsingenieurs zes raamovereenkomsten aanbesteed met een looptijd van meerdere jaren. De totale waarde van deze raamovereenkomsten betrof in 2018 4,8 miljoen euro. Het totale aanbestedingsvolume met een waarde groter dan 0,2 miljoen euro, begeleid door stadsingenieurs is over 2018 15,6 miljoen euro.

In 100% van deze aanbestedingen heeft duurzaamheid een rol gespeeld. Ambitieniveau 1 is behaald door het stellen van minimumeisen aan onder andere het verwerken van vrijkomende materialen en grond en de in te zetten voertuigen en mobiele werktuigen. Ambitieniveau 2 (redelijk: de milieucriteria hebben een onderscheidend vermogen) is behaald door het stellen van verhoogde minimumeisen of gunningscriterium duurzaamheid van minimaal 5 tot 15% zoals, verhoogde eisen aan te leveren betonelementen (onder andere betonstraatstenen/trottoirbanden), deze dienen gedeeltelijk te bestaan uit hergebruikt materiaal en het toepassen van de CO2-prestatieladder als kwalitatief gunningscriterium.

Marktplein030
Het gebruik van Marktplein030 (de Utrechtse marktplaats voor het breed kunnen contracteren van externe inhuur, onder andere via MKB en zzp-ers) is in 2018 gestegen naar 154 ten opzichte van 65 in 2017. Het project om het gebruik van dit medium te stimuleren werpt dus zeker zijn vruchten af. Hierin zien we ook een stijging in het aantal zzp-ers. Enerzijds door de stijging van het aantal tenders via marktplein, maar anderzijds zeker ook doordat matchpunt daar klantgerichte inspanning op levert. De uitrol van deze verbetering naar alle organisatie onderdelen loopt in 2019 nog verder door, waarmee het de verwachting is dat het gebruik van Marktplein030 ook in de toekomst nog verder zal stijgen.

De formatie is in 2018 nagenoeg gelijk gebleven van 3.825 fte eind 2017 naar 3.826 fte eind 2018. De werkelijke bezetting ten opzicht van deze formatie is echter wel sterk toegenomen, waarbij we de 137 fte formatieruimte eind 2017 ingevuld hebben tot uiteindelijk 4 fte eind 2018. De bezettingsgraad is hiermee 99,9% van de totale formatie, waarmee we de beschikbare middelen optimaal benutten.
We streven daarbij naar een gezond evenwicht tussen externe en interne flexibiliteit. Utrecht hanteert als uitgangspunt dat structureel werk, structureel wordt ingevuld. Vast waar het kan, flexibel enkel waar het moet. In de nieuwe CAO wordt Utrecht als voorbeeld genoemd met het streven naar interne flexibiliteit (Flexibel Formeren). We werken met succes aan het omzetten van externe inhuur in flexibel inzetbare mensen in vaste dienst. Het aantal externe medewerkers is binnen gemeente Utrecht in 2018 sterk afgenomen met 126 (van 565 naar 439). Dit zien we vooral terug bij Ontwikkel organisatie Ruimte (-16), Publiekszaken (-14), Werk & Inkomen (-11) maar vooral bij Interne Bedrijven (-56). Deze daling van 56 zien we binnen Interne Bedrijven vooral bij Informatie Voorzieningen (-20) en Project Management Bureau (-17). De verklaring hiervoor is dat we enerzijds sterk sturen op verlaging van de externe inhuur met verschillende controle mechanismen en anderzijds dat we het proces van uitstroom professionaliseren (toegangsbeheer) waardoor medewerkers uit dienst direct in cijfers zichtbaar wordt. Door het project ‘segmentplan externe inhuur’ borgen we in 2018 en 2019 de kwaliteit van data nog verder doordat we scherp analyseren of onderzoek- en adviesdiensten, die niet onder de definitie externe inhuur vallen, juist gebruikt worden. Dit project, de toenemende krapte op de arbeidsmarkt, de ambitieuze opgaven uit ons coalitieakkoord kunnen in 2019 leiden tot zowel een stijging van het aantal vaste en externe medewerkers. Daarnaast zien we ook dat de kosten voor externe inhuur onder het plafond blijven echter ten opzichte van 2017 gestegen zijn. Dit wordt verklaard door meerdere factoren waaronder krapte op de arbeidsmarkt (langere tijd om vacatures in te kunnen vullen), verhoging van tarieven externen door marktwerking en door de toename van ons verzuim. Door het mogelijk maken van de ambities van ons coalitieakkoord zien wij ook de kosten voor onderzoeks- en adviesdiensten toenemen van 34 miljoen, in 2017, naar 41 miljoen in 2018. Deze toename wordt verklaard door een toename van 7 miljoen onderzoek- en adviesdiensten bij Ontwikkel Organisatie Ruimte.

In 2018 hebben we het besluit genomen om payrollers die minimaal een half jaar in dienst zijn bij vacatures de status toe te kennen van interne kandidaat (en daarmee voorrang te geven boven externe kandidaten) en we de financiële beloning van payrollers gelijk stellen aan interne medewerkers. Wij hebben daarmee actief het initiatief genomen om de positie van payrollers te versterken.
Daarnaast hebben wij in 2018 het besluit genomen om naast op aantallen FTE / medewerkers en kosten externe inhuur (uitgaven plafond) ook te sturen op de tevredenheid van onze externe medewerkers. Dit doen wij in nauwe samenwerking met FNV waarbij we in 2018 een kwantitatief onderzoek hebben afgerond en in 2019 een kwalitatief verdiepend onderzoek uitvoeren om de tevredenheid onze deze doelgroep nog verder te verhogen. Tot slot hebben wij de ambitie om per 2022 t/m schaal 9 functies maximaal 10% extern in te huren.

Verplichte Indicatoren

Om een eenduidig beeld te vormen over de beleidsresultaten van de gemeente en gemeenten onderling te kunnen vergelijken zijn er een aantal wettelijke verplichte indicatoren opgenomen.

*) In jaarstukken 2017 staat een bedrag van 762 euro, dit was gebaseerd op een ander inwoneraantal.